Функционал «Договоры» в АИИС

Сервис АИИС Элдис, помимо основных инструментов, известных широком кругу пользователей, изобилует узкопрофильным функционалом, ориентированным на определенную аудиторию, а порой и на конкретную компанию. Мы не привыкли придавать широкой огласке подобные инструменты, т.к. не всегда уверены в их универсальности и полезности в рамках сервиса Элдис.

Наша компания всегда старается как можно глубже понять потребности клиентов, вжиться в их роль и досконально изучить суть проблемы, а также посмотреть на нее со стороны, чтобы предложить на выходе как можно более качественный инструмент. Опыт работы с множеством компаний, занявших схожую сферу деятельности в своем регионе, области или городе, позволяет нам определить общие задачи, решение которых для одного из клиентов, скорее всего, может упростить жизнь и для прочих организаций со схожей сферой деятельности.

Формирование задачи, основные атрибуты договоров

В данной статье мы хотим рассказать вам о таком функционале как «Договоры». Данный инструмент был разработан 6 лет назад по просьбе сервисной компании и в дальнейшем являлся для нее камнем преткновения при переходе на новый интерфейс АИИС, т.к. в момент перехода он еще не был оснащен данным инструментом.

Статистика использования инструментов АИИС подсказала нам, что функционал «Договоры» был освоен еще несколькими компаниями и успешно применяется на практике.

Сегодня мы хотим обратить ваше внимание на данный инструмент и расскажем о нем подробнее. Особое внимание данной статье просим уделить именно сервисным/обслуживающим организациям.

Исходя из нашей практики, сервисные компании, как правило, подготавливают и рассылают отчеты своим клиентам на основании заключенного договора.

Процесс рассылки условно можно разделить на следующие шаги:

• Поиск точек учета заказчика на основании одного или нескольких договоров. При наличии нескольких договоров данный процесс может по разным точкам учета происходить в разные даты, это же касается и договоренностей с разными клиентами. Таким образом, при большом количестве договоров, подразумевающих подготовку отчетов в разные даты, задача может быть практически каждодневной.
• Проверка обязательств по договору. Был ли в текущем месяце отправлен отчет.
• Формирование отчетов по выбранным согласно конкретному договору точек учета.
• Поиск электронной почты заказчика, подготовка и отправка письма.
• Фиксирование факта исполнения обязательств по договору во внутренней системе исполнителя/электронном документе/настольном журнале.

Процесс несложный, но требующий внимательности, усидчивости и, конечно, времени.

Для сведения усилий по решению данной задачи к минимуму и исключения человеческого фактора из рутинного процесса АИИС Элдис был оснащен функционалом «Договоры».

Представление «Договоры» расположено в основном меню АИИС в группе «Журналы».

Данная сущность включает в себя следующий набор атрибутов:

• Наименование Заказчика и Исполнителя по договору — являются сущностями в АИИС.
• Номер договора и дата его заключения — пользовательские, справочные поля.
• Статус «Подписан/Не подписан/Расторгнут/Не активирован». Для данной сущности «Статус» также является справочной информацией и предусмотрен для удобной фильтрации и визуальной идентификации активности договоров.
• Тип договора: Диспетчеризация, Обслуживание, Лизинг. Комбинированное поле, предполагающее возможность выбора нескольких вариантов, носит справочный характер.
• Дата создания и ФИО создателя — системные поля, заполняются автоматически.
• Примечание — пользовательское, справочное поле.
• Дата отправки отчета - фиксируется в автоматическом режиме, после отправки отчета со страницы договора.

Создание договоров в АИИС

Работа с сущностью «Договор» по умолчанию доступна администраторам системы и кабинета, которые, в свою очередь, могут наделить прочих пользователей следующими ролями: создание договоров, редактирование договоров, удаление договоров.

Для создания договора в АИИС Элдис необходимо:

• Перейти в общее представление договоров: Журналы/Договоры.
• В нижнем правом углу нажать на кнопку создания сущности.
  • В появившейся форме указать номер договора и дату заключения.
  • Выбрать из списка доступных организаций исполнителя (если он еще не заведен в АИИС - создать его). Выбор исполнителя не влияет на адрес электронной почты, с которого будут отправляться отчеты по договору, в качестве отправителя, как и при отправке рассылок, будет указана почта noreply@eldis24.ru, исключения составляют кабинеты с подключенной услугой брендирования.
  • Выбрать из списка доступных организаций заказчика. ВАЖНО: на форме данной организации в поле электронная почта должен быть указан актуальный адрес, на него будут приходить письма с отчетами по договору.
  • Тип договора является не обязательными атрибутом

• После нажатия на кнопку «Создать» система откроет внутреннюю форму созданного договора.
• У нового договора автоматически проставляется статус «Подписан». Статус можно изменить, нажав на кнопку действия/изменить статус. Статус может быть изменен как с внутренней формы договора, так и из общего представления.
• Для добавления точек учета в договор на внутренней форме предусмотрен виджет «Точки учёта». Для добавления точек учета необходимо нажать на кнопку . Появившаяся форма представляет собой два списка. В левом списке содержатся доступные точки учета, в правом — точки учета, добавленные в договор. Добавление точек учета в договор происходит при помощи кнопок , изъятие по нажатию кнопки .

Отправка отчета по договору

Отчёт по договору можно отправить с внутренней формы договора, для этого необходимо:

• На форме договора в виджете «точки учёта» выбрать необходимые записи.
• В меню виджета «точки учёта» нажать «отчеты» и выбрать интересующую форму. (выбранная форма отчета должна соответствовать ресурсу, т.е. «Универсальный отчет (Тепло)» запустится только по точкам учета с ресурсом «Тепло» или «ТС». Для запуска отчета по все точкам учета можно воспользоваться формой «Потребление ресурса»).
• На странице сформированного отчета вызвать меню действий и выбрать «отправить на email».
• В поле «Эл.почта» уже будет указан электронный адрес, указанный на странице организации «Заказчика». Далее необходимо заполнить тему и текст письма, выбрать формат файла, в котором будет сохранен отчет, и нажать на кнопку «ОК». Отчёт отправится на электронную почту заказчика, а дата отправки автоматически зафиксируется в поле «Дата отправки отчёта».

Отзыв от заказчика

База договоров в АИИС Элдис позволила сократить время на отправку отчетов заказчику в десятки раз. Уже после первого отчётного периода я ощутил положительный эффект от использования функционала. Пропала тревога, связанная с мыслями о возможном неисполнении обязательств, очистился рабочий стол от табличек с адресами объектов и электронных почт клиентов. Не знаю, заменит ли мне Элдис электронные таблицы полностью, но базу моих договоров с клиентами заменил сполна.

Руководитель проекта диспетчеризации
ООО «РУС-ТЭК ЭНЕРГОАУДИТ»
опыт работы в сервисе - 8 лет.